Az irodák költöztetése kritikus fontosságú minden vállalkozás számára. Felfogható új kezdetként, kalandként, de nagy stressz forrása is lehet. Jobb követni a lépéseket annak megakadályozására.
Hogyan szervezzük meg az irodai költöztetést
Az irodai költöztetések eredményességének alapvető szabálya a megfelelő időben történő szervezés. Ez abból is fakad, hogy a munkatársakra bízzák azokat a konkrét szerepeket és feladatokat, amelyeket el kell látniuk. Mindenkinek gondoskodnia kell a munkaállomásról azáltal, hogy előkészíti a dobozokat mindennel, amit szállítani kell, gondosan felcímkézve őket. Ez a legjobb módja annak, hogy ha elérte az új rendeltetési helyet, könnyen megkomponálja a munkaterületeket. Még a dokumentumokat is archiválják, postán postázzák, majd könnyen áthelyezik. Így kevesebb időt fog eltölteni a tevékenységek folytatásával. Az irodai költöztetés dátumának jó előre történő megtervezése elősegíti a szerepek felosztását, a kapkodás nélküli cselekvés képességét és az idők zökkenőmentes kezelését.
Nem minden szükséges
Ha az irodának van archívuma, akkor jó ellenőrizni az összes ott lévő dokumentumot. Biztosan lesznek dokumentumok, amelyeket meg lehet semmisíteni, mert a jogi kötelezettség elmúlt. Ezenkívül a rendelkezésre álló idő mellett nagyon hasznos lenne a dokumentáció digitalizálása, az archívum jobb megőrzése és felhasználása. Az írószereket gondosan ellenőrizni kell: a bélyegeket, tollakat, kiemelőket, használhatatlan ceruzákat közvetlenül el kell dobni. Az első lépés a könnyebb kezdés felé az, hogy képesek korlátozni a lépés tárgyait az igazán hasznos és helyrehozhatatlan dolgokra.
Ki tegye
Nyilvánvaló, hogy az első választás az, hogy felveszi-e a kapcsolatot egy szakosodott céggel, vagy saját maga teszi-e meg. Kétségtelenül a legjobb választás, hogy a munkát a szakterület szakembereire bízzák. Ebben az esetben csak a dobozok, a szállítandó holmik és a következő új elrendezés előkészítésén kell gondolkodni.
A rendelkezésre álló időt fel kell használni:
- dobozok előhívására, vagy kapcsolatba lépni a költözést végző céggel, hogy ezek legyenek
- üres polcok, fiókok, polcok
- törékeny tárgyak csomagolása
- készülékek és elektromos anyagok előkészítése, vagy vegye fel a kapcsolatot a költöztető céggel szakképzett személyzet küldése érdekében mert megtenni.
Lomtalanítás
Abban az esetben, ha a munkakötelezettség olyan, hogy a tevékenységnek folytatódnia kell, felveheti a kapcsolatot ugyanazzal a céggel, amely mindent megszervez a csomagolástól kezdve az új helyszínen található összes szállásig, ezáltal lehetővé téve a munka elvégzését. Ebben az esetben tanácsos lenne a lomtalanítás megoldása a hétvégi költözés idején. Nem is hinnék, hogy mennyi szemét fel tud halmozódni a költözés alatt. Ezért szoktuk egybekötni a lomtalanítás szolgáltatással.
Mit kell elkerülni irodák költöztetése esetén
Ha irodaváltás mellett dönt, gondolkodnia kell az összes közüzemi szolgáltatás deaktiválásán vagy áthelyezésén: víz, gáz, áram, telefon, internet. Az idők alapos kiszámítása elengedhetetlen az olyan problémák elkerülése érdekében, mint a kettős számlák fizetése, vagy ami még rosszabb, az új cél elérése néhány hiányzó felhasználóval.
Kinek kell tanácsot adni
Egy iroda nyilván beszállítókat, külső munkatársakat, ügyfeleket vesz igénybe. Mindezeket időben értesíteni kell a közelgő címváltozásról, az új telefonszámokról. Hasznos lehet e-maileket küldeni előre, előzetes értesítés céljából. Így nem lesznek hiányosságok a munkában.
Soha nem könnyű megbirkózni egy költözéssel, de még kevésbé, ha egy irodáról van szó. Önről és az összes kapcsolódó tevékenységről szól, amely a munkára utal: az együttműködőktől, az ügyfeleken át a beszállítókig. Emiatt az idők és a módszerek alapvetőek.
Építőanyag szállítás
Vállalkozásunk a költöztetés és lomtalanítás szolgáltatásokon kívül vállal mindenféle építőanyag szállítást. Legyen szó tégláról, zsákos anyagokról, faárúról, vagy homlokzati állványokról. Több építőiparban érdekelt céggel dolgozunk együtt, így például a homlokzati állvány szállítást már lassan egy évtizede végezzük.
